担当者のための、社史づくり。

担当役員、経営会議、編纂委員会。だれが承認するかを最初に決めてください。承認の回数と間隔は、そのまま工程の長さに効きます。月一回の委員会なら、承認が一度戻るだけで一ヶ月動きません。決めておくことは3つです。

• 承認の場を決める担当役員か、経営会議か、編纂委員会か。どこで決めるかを先に置きます。場が決まらないまま進めると、最後にまとめて差し戻されます。
• 回数と間隔を決める何回承認を受け、そのあいだをどれだけ空けるか。月に一回の委員会なら、一度戻っただけで次は一ヶ月後になります。工程表には、この間隔のほうを先に入れます。
• どこまでを委ねるかすべてを承認の場へ上げると、回数が増えて工程が伸びます。担当者の裁量で決めてよい範囲を先に線引きしておくと、上げる件数を絞れます。

長く在籍している、部署をまたいで顔がきく、昔の資料のありかを知っている。そういう方です。最初の一ヶ月で見つけてください。名前が挙がらないときは、総務か広報の古株に「社史の話をするなら誰ですか」と聞くと、たいてい同じ名前が返ってきます。担当者が一人で抱えると、社内の協力を取りつける段階で必ず止まります。

担当者の役割は、この方たちと資料のありかを編集者へ渡せる状態にすることです。会社の歴史を一人で知っている必要はありません。誰に聞けばいいかが分かっていれば、それで十分に足ります。早く見つけるほど、あとが楽になります。

• 創業期を覚えている方当時の空気や、記録に残っていない経緯を知っています。ご高齢の場合が多いので、取材の順番はできるだけ早めに置いてください。
• 書庫を知っている方どの棚に何が眠っているかを知っている方です。総務や庶務に長くいる方に心当たりがあり、声をかけると所在の洗い出しが一気に進みます。
• 前回の担当者社史や記念行事に関わった方です。何をどこまでやったかを覚えているので、同じ手間を繰り返さずに済みます。在籍していれば必ず当たります。