実務ノート

記念、継承、採用、広報のどれを主にするかで、載せるものも書き方も変わります。決めきれないときは、完成した本を最初に誰へ手渡したいかを考えてください。その一人が目的をだいたい教えてくれます。参考になる年史はこちらで持ち寄り、選びやすい順に並べてお出しします。

社内でも混同されている三語です。どれを起点に取るかで、何周年になるかが変わります。過去の記念行事や社内報がどれを使ってきたかを先に確かめ、今回はどれで数えるかを決めてから、年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。の起点を置いてください。

• 創業事業を始めることです。法人として登記しているかは関係なく、登記の前に行った仕入れや不動産の取得といった準備の行為も、創業に含めて数えます。
• 創立組織や機関を初めて立ち上げて事業を始めることです。登記や開業届は要らないので、会社だけでなく学校や団体にも使えます。個人事業では使いません。
• 設立法人を登記することです。定款を作り、機関を決め、公証人の認証を受けて申請します。申請した日が設立日になるので、日付がはっきり残ります。

社史の費用は、思い立った期にすぐ通るものではありません。次の予算編成や稟議の時期から逆算すると、いつ相談を始めればいいかが決まります。金額が固まる前でも、概算と工程だけ先に押さえておくと、稟議の資料が作れます。

• 18か月制作にかかるおおよその期間です。予算がついてから動き出すと、発行日に間に合わないことがあります。相談だけなら費用はかかりません。
• 5項目概算に要るのは5つ。ページ数と部数、取材の量、原稿を誰が書くか、資料整理の範囲です。決まっていない項目があっても、幅を持たせた形でお出しできます。

写真とイラストが主役です。文章は短く添え、雑誌のようにページを繰って読める組み方にします。並製で軽く仕上げ、社員が持ち帰って家族と開ける厚みに収めます。読み通してもらう前提を外すぶん、どのページから開いても伝わる作りが要ります。

• 開き方を選ばない通読を前提にしません。どの見開きから開いても場面が伝わるように、1 つの話を 1 つの見開きで完結させます。目次から探す読み方も自然にできます。
• 軽さは仕様で作る薄い表紙の並製、小さめのサイズ、薄い紙。この3つで片手に収まる重さになります。中身を削るより先に、持ち歩ける仕様かどうかで気軽さは決まります。
• 絵で間を埋める写真が残っていない時期は、イラストや図で補います。空白を文章で埋めると急に重くなるので、絵で間をとるほうがこの型には合います。

写真を主役にしたまま、厚い表紙の上製本上製本厚い芯を布や紙でくるんだ表紙の装丁。丈夫で、棚に長く置く社史に向きます。ハードカバーとも言います。で堂々と仕上げる型です。年代ごとに大きな写真を置き、本文は場面の補足にまわします。式典で配り、応接室に置いても見劣りしない作りを前提にします。集めた写真の質が、そのままページの説得力になります。

• 原版から採る印刷物からのコピーは、大きく載せると粗が目立ちます。ネガやプリントの原版を先に探し、見つからない写真は小さく使うと早めに決めておきます。
• 年代の偏りを見る写真は新しい時代ほど多く残っています。古い年代が薄いまま組むと歩みが尻上がりに見えるので、年代ごとの点数を数えてから構成を決めます。
• 上製で受け止める大きな写真は、紙と綴じで見え方が変わります。上製本と厚みのある紙を選び、開いたときにページが寝る作りにすると、写真が無理なく目に入ります。

取材で集めた話をもとにして、出来事を物語としてつなぐ型です。新書や文庫に近いサイズで文字を中心にし、写真は場面の裏づけとして添えます。社史を読み物として手に取ってもらいたいときに選びます。誰に話を聞くかが、そのまま本の面白さになります。

• 人選を先に決める取材の量を増やしても物語にはなりません。転機ごとに当事者を 1 人ずつ選び、その人が何を見て何を決めたかを追う形にすると筋が通ります。
• 読む速さで組む文字が中心になるので、章の長さをそろえて読む速さを一定にします。長い章が 1 つ混ざるだけで、多くの読者はそこで足を止めてしまいます。
• 写真は裏づけに写真は場面の裏づけとして小さく添えます。大きく載せると視線がそちらへ移ってしまい、せっかく組み立てた文章の流れが切れてしまいます。

編集者の仕事は、文章を直すだけではありません。何を残すかを一緒に考え、資料のありかをたどり、年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。と原稿を整え、写真やレイアウトレイアウト文字と写真をどう置くかの設計。同じ原稿でも、組み方によって読む速さが変わります。の担当と判断をつなぎます。制作のどの部分も実務で扱っているから、いまどこで迷っているかに応じて、次に決めることと必要な作業を具体的に提案できます。

• 企画を言葉にする誰に何を残すのかを一緒に決め、本の形と進め方へ落とし込みます。目的が見えると、集める資料と聞く相手がはっきりし、社内で相談する順番も決めやすくなります。
• 実務をつなぐ資料集め、取材、原稿、写真、デザインの仕事をつなげます。担当ごとの作業が見えるので、確認の順番を無理なく組め、次の担当へ渡すものもはっきりします。
• 判断を前へ進める迷っていることを分け、次に決める1つを示します。制作の流れを知っているから、あとで困らない選び方を具体的に相談できます。

事実の記録を第一に置く型です。年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。と巻末の資料を厚くし、本文は出来事の経緯を淡々と追います。上製本上製本厚い芯を布や紙でくるんだ表紙の装丁。丈夫で、棚に長く置く社史に向きます。ハードカバーとも言います。で長く保管できる作りにし、次の周年で誰が開いても同じ答えが引けることを目指します。読み通す本ではなく、引く本として作ります。

• 読み通す本頭から終わりまで読ませる作りです。章の流れが主役になるぶん、あとから特定の事実を探すときは目次をたどり直すことになります。
• 引いて使う本年表と索引索引人名や事項から本文のページを引くための一覧。あとから調べる本にするなら、あるかないかで使われ方が変わります。から本文へ戻れる作りです。通して読まれることは少なくても、次の担当者が必要なページへ最短で着けるほうを優先します。

目的が割れるのは、どれも会社にとって本当だからです。優劣をつける話ではなく、迷ったときにどれへ立ち戻るかを決める話だと置き直すと、議論は前へ進みます。その一行を決めるところまでが、最初の工程です。

• 主を1つ選ぶ複数の目的を同じ重さで並べないでください。どれを主にするかが決まっていれば、載せるかどうかで割れたときに立ち戻る場所ができます。
• 残りは従として残す選ばなかった目的を捨てる必要はありません。従として扱うと決めておけば、主を損なわない範囲でどこまで拾うかを判断できるようになります。

• 決めきれないときは仮で会議で決着しないときは、いちばん多く挙がったものを仮の主として置き、次の打ち合わせまで運用します。動かしてみると、合わないところが具体的に見えてきます。
• 決めた目的を配る決めた目的は口頭で終わらせず、一行にして関係者へ配ります。あとから加わった人が同じ議論を蒸し返すのを防げて、判断の速さが変わります。

規模が決まらないと、取材の本数も費用の桁も見積もれません。正確でなくてかまわないので、まず仮の数字を置いてください。200ページで300部なのか、80ページで1000部なのかで、必要な準備がまるで変わります。

• ページ数仮目次仮目次章立ての下書き。どの話をどこに置くかを決めます。の段階でおおよそ固まるので、いまは幅で構いません。取材の量と写真の点数がそのまま効いてきます。厚みは費用にも直結します。
• 部数過去に社史を出しているなら、その部数が出発点になります。配布リストが残っていれば、そこから増減を見るだけで当たりがつきます。
• 取材の量ページ数が決まると、必要な取材の本数もおおよそ見えます。人の話を厚くするなら、そのぶん前の工程に月数が要ることも一緒に見込みます。

式典、年度末、年末年始。この3つのどれかに寄ることがほとんどです。日付が1つ決まると、そこから18か月を逆算して、社内で動く月が全部決まります。逆に日付がないと、資料集めをいつ終えればいいのかも決められません。あとでずらすことはできます。

朝礼、社内報、イントラ。何をしているのかを社内に知らせておくと、資料が向こうから出てくることがあります。「そういえば家に古い写真がある」という話は、たいてい雑談から出ます。周知の仕方だけで、集まる量が変わります。

• 具体的に書く「昔の資料」では動けませんが、「1970年代の工場の写真」なら心当たりが浮かびます。探しているものを名指しで書いてください。
• 節目ごとに繰り返す周知は一度では届きません。着手のとき、資料集めの山場、原稿の確認前と、節目ごとに出してください。回を重ねるほど、届く範囲が広がっていきます。
• 進んでいるのを見せる進んでいることが見えると、社内の協力は得やすくなります。集まった資料の点数や、次に何をするかを添えるだけでも伝わり方が変わります。

分からないものは分からないと書けます。むしろ、その正直さが本の信頼をつくります。どうしても埋めたいときは、確認できる範囲で周辺を厚くしてください。同時期の業界の動きや、地域の出来事を添えるだけでも、空白の意味は伝わります。

全社へ一斉に依頼を出しても、資料は集まりません。誰が答えればいいのか分からないからです。部署ごとに窓口を一人決めて、その人を通して頼むほうが、結局いちばん早く集まります。窓口が決まれば、重複も返事のばらつきも減ります。

• 長くいる人を選ぶどこに何がありそうか、見当のつく人です。部内の事情も分かっているので、依頼をどう下ろすかというところまで任せられます。長い在籍が効きます。
• 依頼は上から出す依頼の名義は担当者ではなく、できるだけ上から出してください。同じ文面であっても、届き方と返事の速さがまったく違ってきます。

• 何をどこまでか伝える何をどこまでお願いするかを、最初に伝えてください。「協力してください」だけだと、何をすればいいか分からないまま時間が過ぎます。
• 締切と分量を添えるいつまでに、どれくらいの量か。この2つを添えておくだけで、相手は自分の予定に組み込めるようになるので、動きが目に見えて早くなります。

あとから年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。を組むとき、確かな日付と推定の日付が混ざっていると、どこまで信じていいのか分からなくなります。日付とは別に精度の欄を持たせておくだけで、手間はほとんど変わらないまま、確かさが保てます。

• 確かな日付出所で裏の取れた日付です。「1985年4月1日」のように、日まで分かっているものをここへ置き、どこで確かめたかも残します。
• 推定の日付「1985年頃」のように幅のあるものです。同じ欄に混ぜず、どこまで分かっているかを一緒に残しておくと、あとで確かめに行けます。

Exif という記録がファイルに埋め込まれていて、撮影日時やカメラの機種が入っています。年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。の日付を確かめるときの手がかりになります。ただし、画像編集ソフトで保存し直したり、メールやチャットで送ったりすると消えることがあります。日付の裏を取りたい写真は、加工する前に元のファイルを別に取っておいてください。

スキャンした資料を1種類の形式だけで持つと、あとで困ります。保存用と配る用を分けておいてください。保存用から配る用への変換は何度でもできますが、逆はできません。先に軽いほうだけで残してしまうと、印刷の段になって取り直しになります。

• 保存用は劣化しない形式TIFFやPNGは、保存し直しても画質が落ちません。原本原本コピーではない、もとの資料そのもの。写真ならネガやプリントです。借りたら置き場所と返却先を控えます。の代わりとして残すものは、こちらで持っておいてください。容量は大きくなります。
• 配る用は軽い形式JPEGは保存のたびに少しずつ劣化しますが、容量が小さく扱いやすい形式です。社内で見せる用や、下書きの確認用に向きます。
• PDFは束ねる役複数のページをひとまとめにして、順番ごと保存できます。冊子や書類をそのまま残したいときに向き、印刷所へ渡す形式でもあります。

西暦4桁＋内容。これだけ決めておけば、多層のフォルダを作らなくても名前で探せます。フォルダの階層を深くするほど、しまった場所を忘れます。ファイル名にはタグと同じ働きがあるので、そこへ情報を寄せるほうが後が楽です。

• 西暦4桁＋内容この形だけ守っておけば、並べ替えるだけで時代順になります。探すときも、名前の一部を打ち込むだけで、目当てのものが見つけられます。
• 精度も一緒に残す日付が分からないものは、分かる範囲で「1990年代」と書きます。精度が低いということも、名前の側に残しておいてください。
• 連番だけは避ける「img_0234」では中身が分からず、結局すべて開いて確かめることになります。名前を付ける手間は、探す手間よりずっと小さいです。

スキャンしたあと、原本原本コピーではない、もとの資料そのもの。写真ならネガやプリントです。借りたら置き場所と返却先を控えます。がどこにあるかの記録が切れることがよくあります。データだけ残って、元の写真がどの箱にあるか分からない。こうなると、印刷用に高解像度で撮り直したいときに困ります。

• 箱に番号を振る棚の位置まで書く必要はありません。番号さえ追えれば見つかるので、いちばん簡単で、いちばん続く方法です。箱の外側にも同じ番号を貼ります。
• 番号を一覧表へ書くファイル名か一覧表のどちらかに、原本の置き場所を必ず書いておきます。両方に書いておけば、さらに探しやすくなります。撮り直しのときに助かります。
• 借用資料は返却先も返した先と返却日も残しておきます。返してしまうと、どこへ返したのかが分からなくなることがよくあります。返却期限も一緒に書いておきます。

書いた本人は覚えています。困るのは、半年後の自分と、10年後の次の担当者です。事実そのものより、その事実をどこから得たかのほうが先に失われます。だから、書き留めるのと同じ場で一緒に残します。

• 社内報や記念誌から号数とページまで残しておくと確実です。同じ話が複数の号に出ていることもあるので、どれを採ったのかまで書きます。あとで現物に戻れます。
• 人の記憶から話した人と日付を必ず添えてください。人の記憶から拾った話は、ここが抜けると、あとから裏の取りようがなくなります。10年後の手がかりになります。
• 疑うためではない出所を残すのは疑うためではなく、あとから厚みを足せるようにするためです。次の担当者が同じ道をたどれます。確かめ直す時間が要りません。

dpiは1インチあたりの点の数で、細かさを表します。足りないまま印刷すると、写真も文字もぼやけます。迷ったら高いほうで取ってください。資料が手元にあるうちに取り直すほうが、あとから借り直すよりずっと安く済みます。

• 350dpi紙に印刷するときの目安です。原寸で取っておけば、ページで少し大きく使うことになっても持ちこたえます。写真も図版も同じ基準です。
• 600dpi小さな文字が入った資料や、拡大して載せたい写真はこちらで取ります。容量は増えますが、取り直しの手間に比べれば安いものです。
• 150dpi画面で見せるだけなら足ります。ただし途中で「やはり本に載せたい」となることがよくあるので、原本原本コピーではない、もとの資料そのもの。写真ならネガやプリントです。借りたら置き場所と返却先を控えます。があるうちは高いほうを勧めます。

デジタル化より先に、紙・写真・データを種類と時期で分けます。順番を逆にすると、何をスキャンしたのか分からないファイルの山ができて、二度手間になります。仕分けは大づかみで構いません。

• 先にやること種類と時期で大づかみに分けます。「創業期の写真」「昭和の社内報」くらいの粒度から始めて、必要なところだけ細かくします。粗くて構いません。
• 後でよいことデジタル化と精密な分類です。最初から精密に分けようとすると手が止まり、いちばん大事な資料に手が回らなくなります。使わないものは棚を下げます。

書庫、総務、広報、各拠点、OB・OGの手元。まず「どこに何がありそうか」を書き出します。中身を確認するのは後でよく、この段階ではどこにありそうかの見当をつけるだけです。ここがいちばん時間がかかるので、着手直後に始めてください。

• どこにありそうかの見当をつける中身の確認は後回しで構いません。どこに何がありそうかを書き出すだけで、次に誰へ声をかけるかが決まります。見当だけで足ります。
• 見つからないのも記録「見つからなかった」と残しておくと、次の担当者が同じ場所を探し直さずに済むようになります。探した範囲も一緒に書き添えます。
• ないと分かる価値資料がない期間をどう埋めるかを、早い段階から相談できるようになります。空白は空白のまま書けます。推測で埋めないためです。

絵本は、子どもが何度も乱暴にめくっても壊れないように、綴じ方と紙に工夫が入っています。見開きいっぱいの絵を、のどで歪ませずに見せる仕掛けもあります。年史も見開きで写真を見せ、何10年も棚に置かれる本です。参考になるのは、同じサイズの雑誌よりも絵本のほうです。

• 開いて置ける手で押さえなくても開いたままになる綴じ方があります。見開きの写真や年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。を見せたい年史では、この1点だけで読まれ方が変わります。
• のどを逃がす綴じ side に寄った絵が沈まないよう、絵柄の配置と綴じ方で逃がします。見開きに写真を入れるなら、設計の段階で相談してください。
• 何度でも開ける絵本は繰り返し開かれることを前提に作られています。周年ごとに開かれる年史とは、求められる丈夫さの性質が近いところにあります。

言葉だけで「重厚に」「親しみやすく」と話しても、思い浮かべる本は人によって違います。参考になる一冊を手元に置くと、写真を大きく見せたいのか、長く読ませたいのか、手に取ったときに軽くしたいのかを、同じものを見ながら決められます。

• 言葉だけで決める「上品に」「読みやすく」と言っても、写真の量や紙の感触、サイズまで同じものを思い浮かべるのは難しいものです。あとで見本を見てから、話が戻ることがあります。
• 見本を見ながら決める好きな本や避けたい本を一冊ずつ持ち寄るだけで、完成したときの大きさ、写真の見せ方、紙の印象まで具体的になります。細かな仕様は、そのあとで決めれば足ります。

本文の設計に気を取られて、前後のページが最後に慌てて決まることがよくあります。ここは開いた瞬間と閉じる直前に必ず目が行く場所です。冊子の格を決める部分でもあるので、本文と一緒に先に押さえておいてください。

• 見返し表紙と本文をつなぐ丈夫な紙です。ここに色紙を使うだけで、開いた瞬間の印象が大きく変わります。地図や年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。を印刷することもあります。
• 扉本文が始まる前の一枚です。書名と社名だけを置くことが多く、ここで読者の呼吸がいったん整います。章ごとに置く作りもあります。
• 奥付発行日、発行者、印刷所を記す最後のページです。次の担当者が発行元と部数をたどる手がかりになるので、記録として省かないでください。

函は本を埃と日焼けから守り、棚のなかで背を傷めません。贈り物として渡すときの格も上がります。いっぽうで厚みが増え、棚を取り、費用も上がります。全部数につけず、贈答用だけ函入りにするという分け方もできます。

• 函をつける保存性が上がり、贈るときの姿が整います。役員や取引先へ渡すぶん、図書館へ納めるぶんはこちらが向きます。厚みが増えるので棚の余裕は先に見ておきます。
• 函をつけない手に取りやすく、置き場所も取りません。社員に配って実際に読んでもらいたいぶんは、こちらのほうが開かれます。費用も抑えられます。

「資料を集める」という指示では、誰も動けません。大きな塊のまま抱えていると、手のつけようがなくて先延ばしになります。書庫、総務、広報、各拠点、OB・OGの手元。対象を場所で区切り、その1つずつに名前と期限を付けて工程表へ載せます。全員の仕事にすると、結局だれの仕事でもなくなります。分けるのは編集者の仕事なので、丸ごと相談してもらって構いません。

画面は光を足して色を作り、紙はインクを重ねて光を吸わせます。作り方が逆なので、鮮やかな青や蛍光色のように、画面で出せて紙では出せない色があります。色校正色校正印刷の仕上がりの色を、印刷前に紙で確かめる工程。という工程があるのは、この差を実物で確かめるためです。

• 画面（光の色）赤・緑・青の光を足して作ります。足すほど明るくなり、全部を足すと白になります。鮮やかな色をそのまま出せるのが強みで、画面や投影に向きます。
• 紙（インクの色）藍・紅・黄・墨のインクを重ねて作ります。重ねるほど暗くなり、画面ほど鮮やかにはなりません。印刷の仕上がりの色はこちらが正になります。

報告の回数を増やしても、工程は速くなりません。速さを決めるのは渡し方です。判断を求めているのか、共有しているだけなのかが伝わらないと、返ってくるのは感想になります。渡す前に、この一枚で何を決めてほしいのかを書き出してください。

• 誰が何をいつまでに3点それぞれについて、誰が何をいつまでに承認するかを先に決めておきます。ここを曖昧にしたまま進めると、あとで揉めることになります。
• 決めてほしいことを1つに報告のときは決めてほしいことを1つに絞ってください。「ご確認ください」だけだと、全体の感想が返ってきて判断が進みません。
• 戻ってくる時間を見込む承認が一度で通るとは限りません。月に1回の会議なら、一度戻るだけで1か月動かない計算になります。工程表に先に入れておきます。

束見本束見本実際に使う紙で作る、白紙のままの見本。印刷する前に厚みと重さを手で確かめられます。は、本文と同じ紙を同じページ数だけ束ねた白紙の本です。印刷する前に作ってもらえます。ページ数と紙の厚さから計算した数字を見ても、実物の厚みと重さは想像がつきません。手に取って初めて、厚すぎる、重すぎる、という判断ができます。

• 厚み背の幅がここで決まるので、箱を作るならこの寸法から出します。棚に並べたときの見え方も、この段階で確かめられます。書名の入る幅も決まります。
• 重さ郵送するなら送料が変わり、手渡すなら持ち帰れるかが変わります。数字ではなく、実際に持ってみてから判断してください。部数が多いほど効きます。
• 開き具合見開きがどこまで平らに開くかを確かめます。写真を見開きで使うつもりなら、この段階で綴じ方を変える判断ができ、印刷したあとで悔やまずに済みます。

敬称の付け方と、肩書を当時のものにするか現在のものにするか。社内の慣例があるはずなので、ここは御社に決めていただく部分です。一冊のなかで揺れると読みにくいので、方針を1つ決めてから書き始めます。

• 当時の肩書か、いまか在任中の役職と現在の役職が違う人がいちばん難しいところです。肩書は発行日の時点で揃えるのが基本ですが、当時を描く章では当時の肩書のほうが自然に読めます。
• 敬称をどうするか在職の方と、すでに退かれた方で扱いが変わります。社内の慣例に合わせるのがいちばん揉めないので、決めた方針を表にして共有しておいてください。
• 発行までに事情が変わる取材した方の状況が発行までに変わることがあります。そのときの扱いも先に方針を決めておくと、慌てずに済み、ご家族への連絡も落ち着いて進められます。

原稿を整えるときは、事実を確かめることと、書き方をそろえることを切り離せません。社名、役職、年号、数字の扱いを先に決め、資料や関係者に戻って事実を照らします。確認の順番と窓口をそろえてから1つの原稿にまとめると、章ごとの揺れや、矛盾した直しが残りにくくなります。

• 言葉の基準を決める旧社名を当時のまま書くか、西暦と和暦をどう添えるか、役職をどう呼ぶかを一枚にまとめます。書き始める前に共有すると、章をまたいだ読み心地がそろいます。
• 事実を照らし合わせる年、名前、数字、出来事の順に資料と照らします。話した人の記憶は大切に残しつつ、記録で確かめられるところは出所を添えて、あとからたどれるようにします。

• 見る順番をそろえる事実、固有名詞と数字、書き方、見た目の順に見ます。先に見た目を直すと、事実の修正で組み直しになります。社内へ渡すときも、この順番を添えます。
• 窓口を1つにする社内からの直しは一人がまとめて渡します。複数の指示が食い違うと、何を直すか決めるだけで時間がかかります。判断が割れたときの相談先も先に決めておきます。

表記の揺れや、年号と年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。の食い違いは、機械が正確に洗い出せます。ただし機械にできるのは、気づかせるところまでです。拾い出しは機械、判断は人。この線を守らないと、かえって危うくなります。

• 機械が拾う「二通りの書き方が混じっている」と気づかせるところまでが機械の仕事です。人の目より速く、見落としもありません。数が多いほど機械が効きます。
• 人が決める「収める」か「納める」か「治める」かは、文脈を読んで初めて決まります。直さない判断も判断で、指摘の数を減らすことが目的になると本文が痩せます。

年史では、載った文字がそのまま事実として残ります。だから、任せてよい仕事とそうでない仕事は、はっきり分かれます。手数の多さが理由の作業は任せられますが、文字そのものが答えになる作業は任せません。この線に沿って、担当者それぞれがAIを使い、足りないところは手元で仕組みを整えることもあります。双双編集として一律の運用方針を定めたものではありません。

• 任せられるところ数の多い資料を種類ごとに分ける、名前をそろえる、あとから探せる形にまとめる。手数の多さで人が根気を使っていたところです。どれも、預かった資料が外へ出ない、残らない形でだけ行います。
• 文字起こしは参照のため取材の録音やすでにある年史から起こした文字は、元の資料をたどるための下書きとして使います。本文に入れる文字は、聞き直し読み直したうえで人が入れます。取り違えの許されないものは自動で起こしません。
• 最後は編集者が確かめる拾い出した候補は、元の資料やページに戻って確かめられる形で残します。そのうえで、構成、取材、載せる範囲、言葉の調子、校了校了直すところが無くなり、これで印刷してよいと決めること。ここから先の変更には印刷のやり直しの費用がかかります。は編集者が決めます。ここを飛ばす使い方はしません。

髙や﨑のような字は、環境によって別の字に置き換わったり、空白になったりします。役員名簿や創業者の名前で必ず起きるところです。原稿の段階で気づかず、印刷の直前に発覚すると差し替えが広範囲に及びます。

• 早い段階で洗い出す名前の一覧を作るときに、正しい字形を確かめて印を付けておきます。あとから一件ずつ探すより、まとめて確かめるほうが確実で早く済みます。
• 紙の資料で確かめる画面上のデータは、その時点ですでに置き換わっていることがあります。名刺、社内報、辞令など、紙に印刷されたものを基準にしてください。
• 本人と遺族に確かめるどちらの字を使うかは、ご本人やご遺族の意向で決まる場合があります。判断が要る名前は早めに挙げて、確認の時間を工程へ入れておきます。

取材で「それは普通のことです」と言われたときほど、掘る価値があります。普通だと思っているのは社内だけ、ということがよくあります。取材で出た言葉をそのまま使うと、生きた表現になります。作文した言葉より、現場の人が言った一言のほうが、たいてい強く残ります。

依頼する範囲は、資料整理、年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。、原稿のように工程ごとに区切って決められます。全部を一括で頼む方法だけでなく、資料整理と年表を外へ出し、原稿を社内で書く分け方もあります。最初から1つに決め切らず、社内で重い工程を見てから範囲を選んでください。

• 全部まとめて頼む資料整理から原稿、デザイン、印刷までを一括で引き受ける形です。社内の負担はいちばん軽くなりますが、そのぶん費用は上がります。
• よくある分け方資料整理と年表づくりを外に出し、原稿は社内で書く形です。社内の言葉で残したい会社に向きます。編集側は構成と分量の設計、素材の準備、校正校正原稿とできあがったレイアウトを照らし合わせ、誤りや抜けを直す確認。を引き受けます。

• 原稿だけの依頼書き手が社内にいない場合は、取材と執筆だけを引き受けます。資料の整理と社内の確認は、会社の側で進めていただく形になります。
• あとから広げられる資料整理をしてみたら思ったより量が多かった、という相談はよくあります。区切ってあれば、範囲を広げる判断をその時点でできます。

素材は、集めた順やきれいな順に並べるものではありません。原稿を読んで、どの出来事を写真で見せ、どの数字を図表で確かめてもらうかを決めてから選びます。写真、図表、説明文を1つのまとまりとして整理すると、素材を詰め込まず、ページごとの役目がはっきりします。

• 原稿に印を付ける写真で伝わる場面、図表で補う数字、言葉だけで読ませるところを原稿の段階で分けます。素材を先に並べるのではなく、伝える内容から必要なものを選びます。
• 写真を選び直す似た写真は一番よく伝わる一枚を残します。人物、場所、出来事が読み取れるかを見て、原本原本コピーではない、もとの資料そのもの。写真ならネガやプリントです。借りたら置き場所と返却先を控えます。の状態や使える大きさも確かめます。載せない写真も資料として残します。
• 図表の役目を決める数字や変化を比べる必要があるときだけ図表にします。飾りとして置くのではなく、本文だけでは伝わりにくいことを1つ補う役目に絞ると、読む人が迷いません。

スキャンした社内報や名簿を、打ち直さずに文字データへ直せます。検索できるようになるので、年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。づくりの下調べが一気に楽になります。ただし読み取りの精度は資料の状態で大きく変わるので、そのまま本文に使うことはできません。

• 活字は得意印刷された横組みの文章なら、かなりの精度で読み取れます。社内報や報告書の下調べに向き、検索できる状態にするだけでも価値があります。
• 手書きは苦手手書きの原稿やメモは、書き癖によって精度が大きく落ちます。日付や固有名詞など、間違うと困るところは必ず人の目で確かめてください。
• 縦組みは注意縦組みや、ルビの付いた古い資料は行の順番が崩れることがあります。読み取ったあとで、元の紙と並べて見直す時間を見込んでおいてください。

表記ルールが十数ページになると、誰も読まなくなり、結局は現場で確認する手間が増えます。決まりを増やす前に、なぜ揺れたのかを見てください。ルールが足りないのではなく、伝わっていないだけのことがよくあります。運用してみて使われなかった項目は、次の版で落として構いません。

表記は、原稿を書き始める前に決めます。あとから直すと、章ごとに見比べながら直すことになり、そのたびに新しい揺れが生まれます。決めた内容は一枚の表にして、制作側と社内の確認者の両方へ配ってください。

• 旧社名をどう書くか合併前の社名を、当時の表記のままにするか現社名に寄せるか。ここで章をまたいだときの読み心地が変わってきます。迷いやすいので先に決めます。
• 西暦と和暦のどちらを主にどちらかを主に決め、もう一方を括弧で添えるのが読みやすい形です。年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。と本文で扱いを変えると、照合できなくなります。元号をまたぐ年は特に揺れます。

• 「株式会社」を略すか略す、略さない、初出だけ書く。どれでも構いませんが、一冊のなかで揺れないように決めておいてください。社外の社名も同じ扱いに揃えます。
• 旧字体の人名人名の旧字体は特に揺れます。当時の表記のままにするか、常用の字体へ寄せるかを決めてください。部署名の変遷もこの表へ書きます。

社史の目次で使う章・節・項は、順番の記号ではなく、内容を分類して扱うための構造です。章から下へ割っていくと階層に過不足が出ます。1つの出来事を簡潔に説明した項を最小単位と決めてしまえば、内容の近いものを束ねるだけで節と章ができます。

• 項は600〜800字1つの出来事を簡潔に説明した塊です。この長さを最小単位と決めておくと、書く人が変わっても粒がそろい、あとから束ね直すことができます。
• 束ねて節と章にする内容の近い項をまとめると節になり、節をまとめると章になります。積み上げる向きで作ると、中身の薄い空っぽの段ができません。
• 3段までに収める章・節・項の3段が目安です。深くするほど、書く側も読む側も自分がどこにいるか分からなくなります。項には番号を振らないことが多いです。

章立て、ページ数の配分、写真と文章の比重を決める工程です。資料集めと年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。づくりが終わってから取りかかります。構成案はこちらで作ってお出しするので、御社に決めていただくのは、載せる順と落とす順だけです。

• 載せるものを決めるまず章立ての下書きを作り、全体の見通しが立つところまで持っていきます。そのうえで、どの話をどこへ置くかを見ながら判断していきます。
• 落とすものを決める載せたいものだけを並べると、あとで足し算が止まりません。落とす順番を先に決めておけば、何かを足したくなったときも迷わずに済みます。

写真は、写っているだけでは使えません。撮った人の権利と、写っている人の権利が別々にあり、どちらも本に載せる前に確かめる必要があります。社外から借りた写真より、社内で撮った写真のほうが抜けます。

• 撮影者社内で撮ったものほど抜けます。すでに退職していることもあるので、使うと決めた時点で確認を始めてください。印刷の直前では間に合いません。
• 被写体写っている人への確認です。集合写真は、写っている全員ではなく、掲載の目的と範囲で判断できることもあります。迷ったら早めにご相談ください。
• 掲載範囲本だけで使うのか、Webや採用資料にも使うのか。あとから広げるほうが手間なので、最初に幅を取っておきます。借りた写真は特に注意します。

周年には、社史の完成だけでなく、式典、展示、記念サイトなどの予定が重なります。先に全体を並べると、本の校了校了直すところが無くなり、これで印刷してよいと決めること。ここから先の変更には印刷のやり直しの費用がかかります。日、会場へ渡すデータ、サイトの公開日を無理なく決められます。つくるものごとに担当と締切を分けておけば、同じ時期に確認が集中することも避けられます。

• 日にちをそろえる式典の日から逆算して、社史の校了日、展示物の入稿入稿原稿やデータを次の工程へ渡すこと。編集から印刷所へ渡す場面で使います。日、サイトの公開日を並べます。完成日だけでなく、確認に必要な日も予定に入れます。
• つくるものを分ける本、式典、展示、サイトで必要な作業を分けます。同じ内容を使うものはまとめ、別に決めることだけを担当者へ渡すと、相談が見えやすくなります。
• 担当を決める誰が内容を確認し、誰が外部へ連絡するかをつくるものごとに決めます。1つの窓口が全体を見れば、変更がほかの準備にも伝わります。

年史は、出来事を年代順に並べるだけでは読み切れません。歩みをたどる本文のあいだに、転機を深く読む見開きや、数字・年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。を確かめる資料ページを置くと、読む速さに強弱が生まれます。原稿がそろってからページを足すのではなく、仮目次仮目次章立ての下書き。どの話をどこに置くかを決めます。の段階で各ページの役目を並べ、見開き単位で確かめます。

• 歩みをたどるページ創業から現在までの流れを追う本文です。出来事の順序を迷わず読めるように、時代の区切りと転機を先に置きます。話が前後するときは、その理由が分かる案内を添えます。
• 立ち止まって見るページ年表、数字、写真、資料をまとめて確かめるページです。本文で触れた内容を補い、読んだあとに必要なところへ戻れるようにします。詰め込みすぎず、役目を1つに絞ります。

版を作り、印刷し、製本して乾かし、断ち揃える。この1か月は機械の時間なので、詰めようがありません。式典に間に合わせたいという相談は多いのですが、印刷から数えると、そこは動かない1か月として置くしかありません。

• 1か月版づくりから断ち揃えまでの、機械の時間です。ここだけは人手を増やしても短くなりません。部数と製本の仕様によっては、もう少しかかります。
• 削れる側納期が厳しいときに詰められるのは、取材と原稿、デザインとレイアウトレイアウト文字と写真をどう置くかの設計。同じ原稿でも、組み方によって読む速さが変わります。のほうです。どこをどこまで削るかは、工程表を見ながら相談して決めます。
• 納品日逆算の起点は、式典日ではなく納品日です。配布の準備や、当日までの保管場所まで含めて考えると、そのぶんの余裕がさらに要ります。

レイアウトレイアウト文字と写真をどう置くかの設計。同じ原稿でも、組み方によって読む速さが変わります。は、きれいに見せるためだけの仕上げではありません。大きく読ませるページ、写真で印象を残すページ、資料を確かめるページが見分けられると、年史全体が読みやすくなります。文字と写真の間、見出しの強さ、余白の取り方をページ構成に合わせて決め、最後に通して見て一冊の調子をそろえます。

• ページの役目を見せる本文、写真、年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。、資料のどれを読ませるページかをはっきりさせます。どのページも同じ強さにすると、読む場所が見つかりません。役目に合わせて文字と写真の大きさを変えます。
• 強弱をつける転機になる出来事は大きく見せ、補足は静かに置きます。写真を詰め込まず、余白も内容の一部として使うと、読者が立ち止まるところと読み進むところが生まれます。

• 写真と文字を結ぶ写真と説明文の距離、見出しと本文の間を整えます。何を見ればよいかがすぐ伝わるページは、情報量が多くても落ち着いて読めます。写真の取り違えもここで一枚ずつ確かめます。
• 一冊を通して見る一ページずつ決めたあと、見開きを続けて並べます。章の切り替わり、写真の続き方、目次とページ番号を通して見て、ばらつきを整えます。最後の通し確認が本の品格を決めます。

出典を書けば自由に使える、という思い込みがいちばん危ないところです。引用引用他人の文章や図を、出典を示して自分の文章の中で使うこと。自分の文章が主で、必要最小限であることが条件です。として認められるかどうかは、法律の側に決まった条件があり、書いたかどうかでは決まりません。次の3つを満たすかで見てください。

• 自分の文章が主であること引用が主になっているページは、引用として認められません。まず自分たちの文章があり、それを支える形で置きます。分量の比でも見られます。
• 引く必然性があることなぜその資料でなければならないのかを説明できることが要ります。飾りとして置いた引用は必然性を欠きます。代わりが利くなら外します。

• 必要最小限であること全文ではなく、必要な範囲だけを引きます。社史どうしの引用引用他人の文章や図を、出典を示して自分の文章の中で使うこと。自分の文章が主で、必要最小限であることが条件です。は意外と揉めるので、先方に確認してください。図版の流用も同じ扱いです。
• 許諾なら使える引用の条件に収まらないときでも、許諾許諾権利を持つ人から、載せてよいという承諾を得ること。印刷の直前に見つかった穴は、もう間に合いません。を取れば使えることは多くあります。諦める前に発行元へ問い合わせてください。返事に時間がかかるので、使うと決めた時点で動きます。

原稿が上がってから確認する人の予定を押さえようとすると、たいてい間に合いません。工程表を作る段階で、誰がいつ確認するかを先に入れてください。校正校正原稿とできあがったレイアウトを照らし合わせ、誤りや抜けを直す確認。待ちは御社側の期間です。ここを見込まずに詰めると、印刷に皺寄せがいきます。

• 三人で一週間確認する人が少ないほど早く終わります。役員の確認が要るなら、その週の予定を先に押さえておいてください。校正待ちは御社側の期間です。
• 五人で二週間人数が増えるほど時間はかかります。人数を増やすよりも、見る観点を分けたほうが結局は早く終わります。誰が何を見るかを先に配ります。

年史は棚に立てて置かれ、開かれるのは何年かに一度です。つまり背が本体の顔になります。背の幅はページ数と紙の厚さで決まるので、束見本束見本実際に使う紙で作る、白紙のままの見本。印刷する前に厚みと重さを手で確かめられます。の段階で実物を確かめられます。長い書名は入りきらず、小さくすると棚から読めません。社名と年数だけを大きく置くほうが、探す人には届きます。

手元の写真を全部載せたくなりますが、詰めるほど一枚あたりが小さくなり、どれも印象に残らなくなります。見開きに何点入れるかは、読ませたいのか眺めさせたいのかで決まります。落とした写真は、年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。や資料編資料編定款、役員一覧、業績の推移など、本文と分けて巻末にまとめる資料。引いて確かめるための部分です。のデータとして残せます。

• 1〜2点見開きいっぱいに使う組み方です。会社の転機や、いまも語られる場面はこの扱いにすると、めくった手が止まって記憶に残ります。
• 4〜6点出来事を並べて見せる標準的な密度です。説明を短く添えれば、流れを追いながら眺められます。多くのページはこのあたりに落ち着きます。
• 10点以上資料として一覧させたいときの密度です。個々の印象は薄くなるので、年表や資料編など、探して引くためのページに限って使うようにします。

本の形は、サイズと厚みを先に仮置きすると決めやすくなります。縦横の寸法で写真の見せ方が決まり、厚みでページ数と紙の選び方が決まります。製本と部数まで置いておけば、配る相手と持ち帰りやすさに合わせて、素材の量と締切を逆算できます。

• サイズ縦横の寸法です。棚に並べたときの見え方と、写真をどこまで大きく見せられるかが、ここで決まります。先に決めるほど素材集めが楽になります。
• 厚みページ数と紙の選び方で決まります。持ち帰れる重さに収めるか、資料性を取って厚くするか。配り方のほうから決めていくと迷いません。
• 製本と部数上製か並製か、配る相手をどれだけ数えるかで、費用も保管も変わります。長く残すか配りやすさを取るかを決め、予備を含めた部数を置きます。

決める場を先に置いてください。承認の回数と、そのあいだの間隔が、そのまま工程の長さになります。作業が早く終わっても、次の委員会が1か月先なら1か月待ちます。ここは仕事の量では縮められません。

• 承認の場を決める担当役員か、経営会議か、編纂委員会編纂委員会社史の内容を決める社内の会議体。承認の場になります。か。どこで決めるかを先に置きます。場が決まらないまま進めると、最後にまとめて差し戻されます。
• 回数と間隔を決める何回承認を受け、そのあいだをどれだけ空けるか。月に1回の委員会なら、一度戻っただけで次は1か月後になります。工程表には、この間隔のほうを先に入れます。
• どこまでを委ねるかすべてを承認の場へ上げると、回数が増えて工程が伸びます。担当者の裁量で決めてよい範囲を先に線引きしておくと、上げる件数を絞れます。

長く在籍している、部署をまたいで顔がきく、昔の資料のありかを知っている。そういう方です。最初の1か月で見つけてください。名前が挙がらないときは、総務か広報の古株に「社史の話をするなら誰ですか」と聞くと、たいてい同じ名前が返ってきます。担当者が一人で抱えると、社内の協力を取りつける段階で必ず止まります。

担当者の役割は、この方たちと資料のありかを編集者へ渡せる状態にすることです。会社の歴史を一人で知っている必要はありません。誰に聞けばいいかが分かっていれば、それで十分に足ります。早く見つけるほど、あとが楽になります。

• 創業期を覚えている方当時の空気や、記録に残っていない経緯を知っています。ご高齢の場合が多いので、取材の順番はできるだけ早めに置いてください。
• 書庫を知っている方どの棚に何が眠っているかを知っている方です。総務や庶務に長くいる方に心当たりがあり、声をかけるとどこにあるかが一気に見えてきます。
• 前回の担当者社史や記念行事に関わった方です。何をどこまでやったかを覚えているので、同じ手間を繰り返さずに済みます。在籍していれば、まず当たります。

電子で残すとき、PDFPDF紙に印刷したときの姿をそのまま保てるファイル形式。完成した一冊を電子で残すときに使います。とWebのどちらにするかで、その後の使われ方が変わります。印刷したときの見た目をそのまま残したいならPDFです。あとから探して引き、一部を別の用途へ回したいならWebのほうが向きます。両方作っておくのがいちばん確実です。

• PDFは姿を保つページの割り付けもフォントも、印刷したままの見た目で残ります。印刷用のデータとしても使えるので、増刷や復刻のときはこちらが要ります。
• Webは構造を保つ見出しや表が構造として残るので、検索でも引け、一部だけを採用資料や沿革へ回せます。読み上げにも対応でき、機械にも読ませやすい形です。
• 残す先も決めるどちらの形式でも、置き場所と管理する部署を決めなければ行方不明になります。形式の選択と保管の取り決めは、同じ時に決めてください。

資料のデジタル化には時間と費用がかかっています。失うと、集め直すところからやり直しになります。世の中で使われている目安は3つ・2種類・1か所は別、という数え方です。難しい仕組みは要りません。

• 3つ持つ元のデータと、控えを2つ。1つが壊れても、もう1つが残ります。同じ場所に3つ置いても数には入りますが、意味は薄くなります。
• 2種類に置く社内のパソコンと外付けの機器、あるいは共有ドライブ。置き方の種類を分けておくと、片方の仕組みごと駄目になったときに助かります。
• 1つは別の場所へ建物の外に1つ置きます。共有ドライブで足ります。火事や水害のような、その場所ごと失われる事態に効くのは、この1つだけです。

公開範囲と持ち出しの扱いを、部署をまたいで決めておいてください。営業が取引先に配っていいのか、採用で使えるのか、Webに載せていいのか。決まっていないと、そのつど担当者に問い合わせが来ます。

• 許諾の記録と一緒に置く写真の許諾許諾権利を持つ人から、載せてよいという承諾を得ること。印刷の直前に見つかった穴は、もう間に合いません。範囲によって使える先が変わります。ルールと許諾の記録は同じ場所に置いておくのが確実です。許諾を超える使い方は止めます。
• 一枚にまとめて配る問い合わせが来る前に、関係部署へ配っておくのがいちばん早い方法です。読まれる長さに収めてください。一枚を超えると読まれません。
• 迷ったときの連絡先その一枚に書いておくと、判断に迷った人が自分で確かめられるので、問い合わせがぐっと減ります。担当が変わっても回っていきます。

国立国会図書館の納本納本発行した本を国立国会図書館へ納めること。おおむね100部以上作った社史も対象です。御社への納品とは別のものです。制度は、非売品の社史や記念誌も対象にしています。御社への納品とは別に、図書館へ1部納めるという話です。目安はおおむね100部以上を作って配るもので、発行の日から30日以内に納めることになっています。期限を過ぎても納められます。

• 1部でよい基本は1部です。2部納めると、東京本館のほかに関西館にも所蔵されるので、被災などで片方が失われても残ります。送料は自社の負担です。
• ISBNは必須ではない書店で売らない社史なら、ISBNを取らなくても納本できます。非売品には書籍JANコードを表示できない決まりもあるので、流通の予定から決めてください。
• 奥付を整えておく発行日、発行者、印刷所が書かれていないと、目録に載るときの情報が欠けます。奥付奥付書名・発行元・発行年月・部数などをまとめた、本の最後の記録欄。は納本のための書類でもあると考えて作ってください。

社史づくりでいちばん多い相談が「前回の資料がどこにもない」です。集めて整理したものが、担当者の異動でそのまま行方不明になる。完成した時点で引き継ぎ先を決めておけば、10年後の担当者は探し直しから始めずに済みます。決めることは3つだけです。

• 管理は部署に置く人ではなく部署に紐づけます。担当者が異動しても資料の持ち主が空席になりません。総務や広報など、10年後にも残っている単位で決めます。
• 一覧表と一緒に渡す現物だけ渡しても、何がどこにあるかは分かりません。資料の一覧と保管場所を書いた一覧表を添え、現物と一覧表を同じ場所に置きます。
• 引き継ぎ資料は厚くしない置き場所と連絡先と決めたルールの3つで足ります。厚いものは読まれないので、A4で1枚か2枚に収め、細かい情報は一覧表側へ回します。

昔の社内報が茶色く変色して、めくると崩れることがあります。紙に含まれる成分が、時間をかけて紙自身を傷めるためです。次の周年で開くことが前提なら、印刷する紙と置き場所を最初に決めておいてください。

• 中性紙変色や劣化が起きにくい紙です。長く残す前提の本はこちらで印刷します。費用の差は小さく、保存用だけ紙を変えるという選び方もできます。
• 置き場所直射日光と湿気が、紙をいちばん早く傷めます。書庫の中でも、窓際と奥では持ちが違います。封を切らない保存用は奥へ置いてください。

社史のために集めた資料は、本ができた時点で役目が終わるわけではありません。分類と名前をそろえて残しておけば、次に探す人が自分で見つけられます。本文に載らなかった写真や原稿も、探せる状態にしておけば次の周年で使えます。

• 名前と分類をそろえる西暦4桁と内容で名前を付け、種類と時期で分けます。多層のフォルダを作らなくても、名前と分類の軸をそろえるだけで、次の人が迷わず探せます。
• 見せる範囲を決める社内だけ、一部を公開、全部を公開。どこまで見せるかを決めてから作ると、権利や個人情報の確認をあとで何度もやり直さずに済みます。
• 探す道具を用意する件数が増えたら、検索と一覧のある管理システムに載せます。人が覚えている場所ではなく、誰でも条件を入れて引ける場所へ移します。

社史のために集めた写真、年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。、証言は、本だけのものではありません。式典の映像や会場展示、記念サイト、社内へ配る短い冊子にも使えます。使い道を先に聞かせてもらえれば、写真の細かさや許可の取り方、データの残し方を最初から合わせられます。周年全体で使うほど、調べ直しや作り直しが減ります。

• 式典と展示に使う会場で写真や年表を見せるなら、印刷に使える細かさのデータを分けておきます。本の仕上がりと式典準備を一緒に考えると、作り直しが減ります。
• 記念サイトへ広げる紙に載せきれない写真や資料は、記念サイトにも使えます。本とサイトで同じ事実を伝えられるよう、年表のもとになるデータを1つにそろえます。
• 社内で使い続ける採用や研修には、本編から抜き出した短い版をつくれます。読む人と配る数を早めに想定すると、必要な素材とつくり方を最初から合わせられます。

紙とデータ、それぞれの置き場所を書いてください。完成した本が何冊どこにあるのか、使った写真の原本原本コピーではない、もとの資料そのもの。写真ならネガやプリントです。借りたら置き場所と返却先を控えます。とスキャンしたデータがどこにあるのか。できあがった直後は誰でも分かっていますが、3年もすると曖昧になります。保存用は封を切らずに残し、データは社内と外部の2か所に分けて置きます。書き残すのは、いまなら十分もかからない作業です。

本文より長く効くのは、たいてい年表年表出来事を年月の順に並べた表。本文より長く使われることが多く、次の周年や会社沿革の元になります。のほうです。次の周年で土台になり、Webの会社沿革の元になり、採用資料にも使われます。だから本の付録として作るのではなく、独立して使える形で残しておいてください。

• 更新する人を決める作って終わりにせず、誰がいつ足すかまで決めておきます。持ち主のいない年表は、次の周年までに古くなって使われなくなります。
• 表計算ファイル1つでいい凝った仕組みにするほど、更新されなくなっていきます。次の人が開いてすぐ足せる形にしておくのが、結局いちばん長持ちします。
• 本の付録にしない本の中だけに閉じ込めると、本を開かないと引けなくなります。独立したファイルで持っておくと、Webにも採用資料にも転用がききます。