迷ったとき、ここを見てください。

社史の費用は、思い立った期にすぐ通るものではありません。次の予算編成や稟議の時期から逆算すると、いつ相談を始めればいいかが決まります。金額が固まる前でも、概算と工程だけ先に押さえておくと、稟議の資料が作れます。

• 18ヶ月制作にかかるおおよその期間です。予算がついてから動き出すと、発刊日に間に合わないことがあります。相談だけなら費用はかかりません。
• 5項目概算に要るのは、頁数、部数、取材の量、原稿を誰が書くか、資料整理の範囲の5つです。決まっていない項目があっても、幅を持たせた形でお出しできます。

社内でも混同されている三語です。どれを起点に取るかで、何周年になるかが変わります。過去の記念行事や社内報がどれを使ってきたかを先に確かめ、今回はどれで数えるかを決めてから、年表の起点を置いてください。

• 創業事業を始めることです。法人として登記しているかは関係なく、登記の前に行った仕入れや不動産の取得といった準備の行為も、創業に含めて数えます。
• 創立組織や機関を初めて立ち上げて事業を始めることです。登記や開業届は要らないので、会社だけでなく学校や団体にも使えます。個人事業では使いません。
• 設立法人を登記することです。定款を作り、機関を決め、公証人の認証を受けて申請します。申請した日が設立日になるので、日付がはっきり残ります。

式典、年度末、年末年始。この3つのどれかに寄ることがほとんどです。日付が1つ決まると、そこから18ヶ月を逆算して、社内で動く月が全部決まります。逆に日付がないと、資料集めをいつ終えればいいのかも決められません。あとでずらすことはできます。

目的が複数あるときは、まず主にするものを一つ選び、残りを従として扱います。主が決まれば、載せるかどうかで意見が割れたときも、判断を戻す基準ができます。決めた内容を一行で共有しておくと、新しく加わった人が議論を最初からやり直さずに済みます。

• 主を1つ選ぶ複数の目的を同じ重さで並べないでください。どれを主にするかが決まっていれば、載せるかどうかで割れたときに立ち戻る場所ができます。
• 残りは従として残す選ばなかった目的を捨てる必要はありません。従として扱うと決めておけば、主を損なわない範囲でどこまで拾うかを判断できるようになります。

• 決めきれないときは仮で会議で決着しないときは、いちばん多く挙がったものを仮の主として置き、次の打ち合わせまで運用します。動かしてみると、合わないところが具体的に見えてきます。
• 決めた目的を配る決めた目的は口頭で終わらせず、一行にして関係者へ配ります。あとから加わった人が同じ議論を蒸し返すのを防げて、判断の速さが変わります。

頁数と部数を仮でいいので置いてください。200頁で300部なのか、80頁で1000部なのかで、必要な取材の量も費用の桁も変わります。過去に社史を出しているなら、その厚みと部数が出発点になります。

• 頁数仮目次の段階でおおよそ固まるので、いまは幅で構いません。取材の量と写真の点数がそのまま効いてきます。厚みは費用にも直結します。
• 部数過去に社史を出しているなら、その部数が出発点になります。配布リストが残っていれば、そこから増減を見るだけで当たりがつきます。
• 取材の量頁数が決まると、必要な取材の本数もおおよそ見えます。人の話を厚くするなら、そのぶん前の工程に月数が要ることも一緒に見込みます。

担当役員、経営会議、編纂委員会。だれが承認するかを最初に決めてください。承認の回数と間隔は、そのまま工程の長さに効きます。月一回の委員会なら、承認が一度戻るだけで一ヶ月動きません。決めておくことは3つです。

• 承認の場を決める担当役員か、経営会議か、編纂委員会か。どこで決めるかを先に置きます。場が決まらないまま進めると、最後にまとめて差し戻されます。
• 回数と間隔を決める何回承認を受け、そのあいだをどれだけ空けるか。月に一回の委員会なら、一度戻っただけで次は一ヶ月後になります。工程表には、この間隔のほうを先に入れます。
• どこまでを委ねるかすべてを承認の場へ上げると、回数が増えて工程が伸びます。担当者の裁量で決めてよい範囲を先に線引きしておくと、上げる件数を絞れます。

担当者の役割は、この方たちと資料のありかを編集者へ渡せる状態にすることです。会社の歴史を一人で知っている必要はありません。誰に聞けばいいかが分かっていれば、それで十分に足ります。早く見つけるほど、あとが楽になります。

• 創業期を覚えている方当時の空気や、記録に残っていない経緯を知っています。ご高齢の場合が多いので、取材の順番はできるだけ早めに置いてください。
• 書庫を知っている方どの棚に何が眠っているかを知っている方です。総務や庶務に長くいる方に心当たりがあり、声をかけると所在の洗い出しが一気に進みます。
• 前回の担当者社史や記念行事に関わった方です。何をどこまでやったかを覚えているので、同じ手間を繰り返さずに済みます。在籍していれば必ず当たります。

朝礼、社内報、イントラ。何をしているのかを社内に知らせておくと、資料が向こうから出てくることがあります。「そういえば家に古い写真がある」という話は、たいてい雑談から出ます。周知の仕方だけで、集まる量が変わります。

• 具体的に書く「昔の資料」では動けませんが、「1970年代の工場の写真」なら心当たりが浮かびます。探しているものを名指しで書いてください。
• 節目ごとに繰り返す周知は一度では届きません。着手のとき、資料集めの山場、原稿の確認前と、節目ごとに出してください。回を重ねるほど、届く範囲が広がっていきます。
• 進んでいるのを見せる進んでいることが見えると、社内の協力は得やすくなります。集まった資料の点数や、次に何をするかを添えるだけでも伝わり方が変わります。

分からないものは分からないと書けます。むしろ、その正直さが本の信頼をつくります。どうしても埋めたいときは、確認できる範囲で周辺を厚くしてください。同時期の業界の動きや、地域の出来事を添えるだけでも、空白の意味は伝わります。

資料集めを始める前に、部署ごとの窓口と依頼の出し方を決めます。長く在籍している人なら、どこに何があるかの見当がつき、部内への依頼も下ろしやすくなります。担当者名義で頼むより、できるだけ上の名義で同じ依頼を出すほうが返事を受けやすくなります。窓口を一人に絞れば、資料の重複や返事のばらつきも抑えられます。

• 長くいる人を選ぶどこに何がありそうか、見当のつく人です。部内の事情も分かっているので、依頼をどう下ろすかというところまで任せられます。長い在籍が効きます。
• 依頼は上から出す依頼の名義は担当者ではなく、できるだけ上から出してください。同じ文面であっても、届き方と返事の速さがまったく違ってきます。

• 何をどこまでか伝える何をどこまでお願いするかを、最初に伝えてください。「協力してください」だけだと、何をすればいいか分からないまま時間が過ぎます。
• 締切と分量を添えるいつまでに、どれくらいの量か。この2つを添えておくだけで、相手は自分の予定に組み込めるようになるので、動きが目に見えて早くなります。

あとから年表を組むとき、確かな日付と推定の日付が混ざっていると、どこまで信じていいのか分からなくなります。日付とは別に精度の欄を持たせておくだけで、手間はほとんど変わらないまま、確かさが保てます。

• 確かな日付出所で裏の取れた日付です。「1985年4月1日」のように、日まで分かっているものをここへ置き、どこで確かめたかも残します。
• 推定の日付「1985年頃」のように幅のあるものです。同じ欄に混ぜず、どこまで分かっているかを一緒に残しておくと、あとで確かめに行けます。

Exif という記録がファイルに埋め込まれていて、撮影日時やカメラの機種が入っています。年表の日付を確かめるときの手がかりになります。ただし、画像編集ソフトで保存し直したり、メールやチャットで送ったりすると消えることがあります。日付の裏を取りたい写真は、加工する前に元のファイルを別に取っておいてください。

スキャンした資料を1種類の形式だけで持つと、あとで困ります。保存用と配る用を分けておいてください。保存用から配る用への変換は何度でもできますが、逆はできません。先に軽いほうだけで残してしまうと、刷る段になって取り直しになります。

• 保存用は劣化しない形式TIFFやPNGは、保存し直しても画質が落ちません。原本の代わりとして残すものは、こちらで持っておいてください。容量は大きくなります。
• 配る用は軽い形式JPEGは保存のたびに少しずつ劣化しますが、容量が小さく扱いやすい形式です。社内で見せる用や、下書きの確認用に向きます。
• PDFは束ねる役複数の頁をひとまとめにして、順番ごと保存できます。冊子や書類をそのまま残したいときに向き、印刷所へ渡す形式でもあります。

西暦4桁＋内容。これだけ決めておけば、多層のフォルダを作らなくても名前で探せます。フォルダの階層を深くするほど、しまった場所を忘れます。ファイル名にはタグと同じ働きがあるので、そこへ情報を寄せるほうが後が楽です。

• 西暦4桁＋内容この形だけ守っておけば、並べ替えるだけで時代順になります。探すときも、名前の一部を打ち込むだけで、目当てのものが見つけられます。
• 精度も一緒に残す日付が分からないものは、分かる範囲で「1990年代」と書きます。精度が低いということも、名前の側に残しておいてください。
• 連番だけは避ける「img_0234」では中身が分からず、結局すべて開いて確かめることになります。名前を付ける手間は、探す手間よりずっと小さいです。

スキャンしたあと、原本がどこにあるかの記録が切れることがよくあります。データだけ残って、元の写真がどの箱にあるか分からない。こうなると、印刷用に高解像度で撮り直したいときに困ります。

• 箱に番号を振る棚の位置まで書く必要はありません。番号さえ追えれば見つかるので、いちばん簡単で、いちばん続く方法です。箱の外側にも同じ番号を貼ります。
• 番号を台帳へ書くファイル名か台帳のどちらかに、原本の置き場所を必ず書いておきます。両方に書いておけば、さらに探しやすくなります。撮り直しのときに効きます。
• 借用資料は返却先も返した先と返却日も残しておきます。返してしまうと、どこへ返したのかが分からなくなることがよくあります。返却期限も一緒に書いておきます。

誰が、いつ、どこから得た情報か。これがないと、あとで確かめ直せません。書いた本人は覚えていても、半年後には分からなくなります。10年後に次の担当者が読み返すとき、そこだけが手がかりになります。

• 社内報や記念誌から号数と頁まで残しておくと確実です。同じ話が複数の号に出ていることもあるので、どれを採ったのかまで書きます。あとで現物に戻れます。
• 人の記憶から話した人と日付を必ず添えてください。人の記憶から拾った話は、ここが抜けると、あとから裏の取りようがなくなります。10年後の手がかりになります。
• 疑うためではない出所を残すのは疑うためではなく、あとから厚みを足せるようにするためです。次の担当者が同じ道をたどれます。確かめ直す時間が要りません。

dpiは1インチあたりの点の数で、細かさを表します。足りないまま刷ると、写真も文字もぼやけます。迷ったら高いほうで取ってください。資料が手元にあるうちに取り直すほうが、あとから借り直すよりずっと安く済みます。

• 350dpi紙に刷るときの目安です。原寸で取っておけば、誌面で少し大きく使うことになっても持ちこたえます。写真も図版も同じ基準です。
• 600dpi小さな文字が入った資料や、拡大して載せたい写真はこちらで取ります。容量は増えますが、取り直しの手間に比べれば安いものです。
• 150dpi画面で見せるだけなら足ります。ただし途中で「やはり本に載せたい」となることがよくあるので、原本があるうちは高いほうを勧めます。

デジタル化より先に、紙・写真・データを種類と時期で分けます。順番を逆にすると、何をスキャンしたのか分からないファイルの山ができて、二度手間になります。仕分けは大づかみで構いません。

• 先にやること種類と時期で大づかみに分けます。「創業期の写真」「昭和の社内報」くらいの粒度から始めて、必要なところだけ細かくします。粗くて構いません。
• 後でよいことデジタル化と精密な分類です。最初から精密に分けようとすると手が止まり、いちばん大事な資料に手が回らなくなります。使わないものは棚を下げます。

書庫、総務、広報、各拠点、OB・OGの手元。まず「どこに何がありそうか」を書き出します。中身を確認するのは後でよく、この段階では所在の見当をつけるだけです。ここがいちばん時間がかかるので、着手直後に始めてください。

• 所在の見当をつける中身の確認は後回しで構いません。どこに何がありそうかを書き出すだけで、次に誰へ声をかけるかが決まります。見当だけで足ります。
• 見つからないのも記録「見つからなかった」と残しておくと、次の担当者が同じ場所を探し直さずに済むようになります。探した範囲も一緒に書き添えます。
• ないと分かる価値資料がない期間をどう埋めるかを、早い段階から相談できるようになります。空白は空白のまま書けます。推測で埋めないためです。

絵本は、子どもが何度も乱暴にめくっても壊れないように、綴じ方と紙に工夫が入っています。見開きいっぱいの絵を、のどで歪ませずに見せる仕掛けもあります。年史も見開きで写真を見せ、何十年も棚に置かれる本です。参考になるのは、同じ判型の雑誌よりも絵本のほうです。

• 開いて置ける手で押さえなくても開いたままになる綴じ方があります。見開きの写真や年表を見せたい年史では、この一点だけで読まれ方が変わります。
• のどを逃がす綴じ side に寄った絵が沈まないよう、絵柄の配置と綴じ方で逃がします。見開きに写真を入れるなら、設計の段階で相談してください。
• 何度でも開ける絵本は繰り返し開かれることを前提に作られています。周年ごとに開かれる年史とは、求められる丈夫さの性質が近いところにあります。

本文の設計に気を取られて、前後の頁が最後に慌てて決まることがよくあります。ここは開いた瞬間と閉じる直前に必ず目が行く場所です。冊子の格を決める部分でもあるので、本文と一緒に先に押さえておいてください。

• 見返し表紙と本文をつなぐ丈夫な紙です。ここに色紙を使うだけで、開いた瞬間の印象が大きく変わります。地図や年表を刷ることもあります。
• 扉本文が始まる前の一枚です。書名と社名だけを置くことが多く、ここで読者の呼吸がいったん整います。章ごとに置く作りもあります。
• 奥付発行日、発行者、印刷所を記す最後の頁です。次の担当者が版元と刷り部数をたどる手がかりになるので、記録として省かないでください。

函は本を埃と日焼けから守り、棚のなかで背を傷めません。贈り物として渡すときの格も上がります。いっぽうで厚みが増え、棚を取り、費用も上がります。全部数につけず、贈答用だけ函入りにするという分け方もできます。

• 函をつける保存性が上がり、贈るときの姿が整います。役員や取引先へ渡すぶん、図書館へ納めるぶんはこちらが向きます。厚みが増えるので棚の余裕は先に見ておきます。
• 函をつけない手に取りやすく、置き場所も取りません。社員に配って実際に読んでもらいたいぶんは、こちらのほうが開かれます。費用も抑えられます。

トップへの報告は、何を決めてほしいのかを1つに絞って渡します。「ご確認ください」だけで回すと、全体の感想が返ってきて判断が進みません。承認が一度で通るとは限らないので、戻ってくる時間も工程表に見込んでおきます。

• 誰が何をいつまでに3点それぞれについて、誰が何をいつまでに承認するかを先に決めておきます。ここを曖昧にしたまま進めると、あとで揉めることになります。
• 決めてほしいことを1つに報告のときは決めてほしいことを1つに絞ってください。「ご確認ください」だけだと、全体の感想が返ってきて判断が進みません。
• 戻ってくる時間を見込む承認が一度で通るとは限りません。月に一回の会議なら、一度戻るだけで一ヶ月動かない計算になります。工程表に先に入れておきます。

画面は光を足して色を作り、紙はインクを重ねて光を吸わせます。作り方が逆なので、鮮やかな青や蛍光色のように、画面で出せて紙では出せない色があります。色校正という工程があるのは、この差を実物で確かめるためです。

• 画面（光の色）赤・緑・青の光を足して作ります。足すほど明るくなり、全部を足すと白になります。鮮やかな色をそのまま出せるのが強みで、画面や投影に向きます。
• 紙（インクの色）藍・紅・黄・墨のインクを重ねて作ります。重ねるほど暗くなり、画面ほど鮮やかにはなりません。刷り上がりの色はこちらが正になります。

「資料を集める」という指示では、誰も動けません。大きな塊のまま抱えていると、手のつけようがなくて先延ばしになります。書庫、総務、広報、各拠点、OB・OGの手元。対象を場所で区切り、その一つずつに名前と期限を付けて工程表へ載せます。全員の仕事にすると、結局だれの仕事でもなくなります。分けるのは編集者の仕事なので、丸ごと相談してもらって構いません。

束見本は、本文と同じ紙を同じ頁数だけ束ねた白紙の本です。刷る前に作ってもらえます。頁数と紙の厚さから計算した数字を見ても、実物の厚みと重さは想像がつきません。手に取って初めて、厚すぎる、重すぎる、という判断ができます。

• 厚み背の幅がここで決まるので、箱を作るならこの寸法から出します。棚に並べたときの見え方も、この段階で確かめられます。書名の入る幅も決まります。
• 重さ郵送するなら送料が変わり、手渡すなら持ち帰れるかが変わります。数字ではなく、実際に持ってみてから判断してください。冊数が多いほど効きます。
• 開き具合見開きがどこまで平らに開くかを確かめます。写真を見開きで使うつもりなら、この段階で綴じ方を変える判断ができ、刷ったあとで悔やまずに済みます。

存命か物故か、現職か退任か。これで敬称の扱いが変わります。社内の慣例があるはずなので、ここは御社に決めていただく部分です。一冊のなかで揺れると読みにくいので、方針を1つ決めてから書き始めます。

• 当時の肩書か、いまか在任中の役職と現在の役職が違う人がいちばん難しいところです。肩書は刊行日時点で揃えるのが基本ですが、当時を描く章では当時の肩書のほうが自然に読めます。
• 存命か物故か敬称の扱いがここで変わります。社内の慣例に合わせるのがいちばん揉めないので、決めた方針を表にして共有しておいてください。
• 刊行前に亡くなったとき取材した方が刊行前に亡くなることもあります。そのときの扱いも事前に方針を決めておくと、慌てずに済み、ご遺族への連絡も落ち着いて進められます。

校正は原稿を読む作業ではなく、組まれた誌面を照合する作業です。まず改行の切れ方を見て、次に写真とキャプションが合っているかを一頁ずつ確かめます。指で追いながら通しで見る回を作ると、部分確認だけでは見えない章をまたいだ抜けや重複も拾えます。

• 改行の位置組んで初めて出るところです。語の途中や助詞の直後で切れていないかを、見出しから本文の順に、一頁ずつ見ていきます。読みの流れが切れる箇所は、たいていここに出ます。
• 写真とキャプション取り違えは原稿の段階では起きようがないので、この工程で初めて出てきます。指で追いながら、一枚ずつ照合してください。順番の入れ替わりも見ます。

• 柱とノンブル章が変わったのに柱が前のままだった、という抜けが出ます。差し替えのたびにずれるので、最後にもう一度だけ通してください。抜けは章の境目に出ます。
• 目次との一致見出しの文言と頁が本文と合っているかを見ます。ここも差し替えのたびにずれるので、いちばん最後に通して照合します。頁が1つずれるだけで全部ずれます。

表記の揺れや、年号と年表の食い違いは、機械が正確に洗い出せます。ただし機械にできるのは、気づかせるところまでです。拾い出しは機械、判断は人。この線を守らないと、かえって危うくなります。

• 機械が拾う「二通りの書き方が混じっている」と気づかせるところまでが機械の仕事です。人の目より速く、見落としもありません。数が多いほど機械が効きます。
• 人が決める「収める」か「納める」か「治める」かは、文脈を読んで初めて決まります。直さない判断も判断で、指摘の数を減らすことが目的になると本文が痩せます。

髙や﨑のような字は、環境によって別の字に置き換わったり、空白になったりします。役員名簿や創業者の名前で必ず起きるところです。原稿の段階で気づかず、刷る直前に発覚すると差し替えが広範囲に及びます。

• 早い段階で洗い出す名前の一覧を作るときに、正しい字形を確かめて印を付けておきます。あとから一件ずつ探すより、まとめて確かめるほうが確実で早く済みます。
• 紙の資料で確かめる画面上のデータは、その時点ですでに置き換わっていることがあります。名刺、社内報、辞令など、紙に刷られたものを基準にしてください。
• 本人と遺族に確かめるどちらの字を使うかは、ご本人やご遺族の意向で決まる場合があります。判断が要る名前は早めに挙げて、確認の時間を工程へ入れておきます。

取材で「それは普通のことです」と言われたときほど、掘る価値があります。普通だと思っているのは社内だけ、ということがよくあります。取材で出た言葉をそのまま使うと、生きた表現になります。作文した言葉より、現場の人が言った一言のほうが、たいてい強く残ります。

表記は原稿を書き始める前に、社名と年号の扱いから決めます。旧社名を当時のまま書くか現社名に寄せるか、西暦と和暦のどちらを主にするかを一枚にまとめます。年表と本文で同じ表を使えば、章ごとの揺れを後から直す作業を減らせます。

• 旧社名をどう書くか合併前の社名を、当時の表記のままにするか現社名に寄せるか。ここで章をまたいだときの読み心地が変わってきます。迷いやすいので先に決めます。
• 西暦と和暦のどちらを主にどちらかを主に決め、もう一方を括弧で添えるのが読みやすい形です。年表と本文で扱いを変えると、照合できなくなります。元号をまたぐ年は特に揺れます。

• 「株式会社」を略すか略す、略さない、初出だけ書く。どれでも構いませんが、一冊のなかで揺れないように決めておいてください。社外の社名も同じ扱いに揃えます。
• 旧字体の人名人名の旧字体は特に揺れます。決めた表は一枚にまとめて、制作側と社内の確認者の両方へ配っておいてください。部署名の変遷もここへ書きます。

スキャンした社内報や名簿を、打ち直さずに文字データへ直せます。検索できるようになるので、年表づくりの下調べが一気に楽になります。ただし読み取りの精度は資料の状態で大きく変わるので、そのまま本文に使うことはできません。

• 活字は得意印刷された横組みの文章なら、かなりの精度で読み取れます。社内報や報告書の下調べに向き、検索できる状態にするだけでも価値があります。
• 手書きは苦手手書きの原稿やメモは、書き癖によって精度が大きく落ちます。日付や固有名詞など、間違うと困るところは必ず人の目で確かめてください。
• 縦組みは注意縦組みや、ルビの付いた古い資料は行の順番が崩れることがあります。読み取ったあとで、元の紙と並べて見直す時間を見込んでおいてください。

社史の目次で使う章・節・項は、順番の記号ではなく、内容を分類して扱うための構造です。章から下へ割っていくと階層に過不足が出ます。一つの出来事を簡潔に説明した項を最小単位と決めてしまえば、内容の近いものを束ねるだけで節と章ができます。

• 項は600〜800字一つの出来事を簡潔に説明した塊です。この長さを最小単位と決めておくと、書く人が変わっても粒がそろい、あとから束ね直すことができます。
• 束ねて節と章にする内容の近い項をまとめると節になり、節をまとめると章になります。積み上げる向きで作ると、中身の薄い空っぽの階層ができません。
• 3段までに収める章・節・項の3段が目安です。深くするほど、書く側も読む側も自分がどこにいるか分からなくなります。項には番号を振らないことが多いです。

表記ルールが十数頁になると、誰も読まなくなり、結局は現場で確認する手間が増えます。決まりを増やす前に、なぜ揺れたのかを見てください。ルールが足りないのではなく、伝わっていないだけのことがよくあります。運用してみて使われなかった項目は、次の版で落として構いません。

紙の差は、費用の差ほど大きくありません。それでいて、手に取ったときの印象と、めくる指の感触は一段変わります。年史は一社のために一度だけ作る本です。汎用の紙で済ませると、中身がよくても味気ない仕上がりになります。

• 汎用の紙費用は抑えられ、どんな内容にも無難に合います。ただし手触りに個性が出ないので、めくったときの印象がどの本とも似てきます。
• 選んだ紙写真の色の出方、めくったときの音、指に残る感触が変わります。全頁を変えなくても、見返しや扉だけ選ぶという足し方もできます。

手元の写真を全部載せたくなりますが、詰めるほど一枚あたりが小さくなり、どれも印象に残らなくなります。見開きに何点入れるかは、読ませたいのか眺めさせたいのかで決まります。落とした写真は、年表や資料編のデータとして残せます。

• 1〜2点見開きいっぱいに使う組み方です。会社の転機や、いまも語られる場面はこの扱いにすると、めくった手が止まって記憶に残ります。
• 4〜6点出来事を並べて見せる標準的な密度です。説明を短く添えれば、流れを追いながら眺められます。多くの頁はこのあたりに落ち着きます。
• 10点以上資料として一覧させたいときの密度です。個々の印象は薄くなるので、年表や資料編など、探して引くための頁に限って使うようにします。

撮影者、被写体、掲載範囲。この3つを確認します。社内で撮った写真ほど、確認が抜けがちです。撮影者が退職している、写っている人と連絡がつかない、という事態は、たいてい刷る直前に発覚します。

• 撮影者社内で撮ったものほど抜けます。すでに退職していることもあるので、使うと決めた時点で確認を始めてください。刷る直前では間に合いません。
• 被写体写っている人への確認です。集合写真は、写っている全員ではなく、掲載の目的と範囲で判断できることもあります。迷ったら早めにご相談ください。
• 掲載範囲本だけで使うのか、Webや採用資料にも使うのか。あとから広げるほうが手間なので、最初に幅を取っておきます。借りた写真は特に注意します。

製版、印刷、製本、乾燥、断裁。この一ヶ月は物理的な工程なので、詰めようがありません。式典に間に合わせたいという相談は多いのですが、印刷から逆算して、どこまでなら削れるかを一緒に見ます。

• 1ヶ月製版から断裁までの物理の工程です。ここだけは人手を増やしても短くなりません。部数と製本の仕様によっては、もう少しかかります。
• 削れる側納期が厳しいときに詰められるのは、取材と原稿、デザインと組版のほうです。どこをどこまで削るかは、工程表を見ながら相談して決めます。
• 納品日逆算の起点は、式典日ではなく納品日です。配布の準備や、当日までの保管場所まで含めて考えると、そのぶんの余裕がさらに要ります。

校正は事実を最初に見て、固有名詞、数字、表記、体裁の順に進めます。社内で回覧するときもこの順を伝え、赤字は一箇所に集めてください。確認の層が揃うので、同じ箇所へ別々の指示が戻ることを防げます。

• 順番を社内にも伝える社内で回覧するときも同じ順で見てもらいます。順番を言わずに回すと、層のばらばらな赤字が返ってきます。まとめる手間がそのぶん増えます。
• 赤字は一箇所に集める複数の人がそれぞれ紙に書き込むと、矛盾した指示が同時に届きます。まとめるだけで一週間かかることもあります。赤字は一箇所へ集めてください。

• とりまとめる人を決めるとりまとめる人を一人決めておくのが確実です。判断が割れたとき、その場で寄せられる人がいると工程が止まりません。名前を先に決めます。
• 体裁は最後に回す体裁から見始めると、整えたあとで事実の誤りが出て、組版に二度触ることになります。順番を守るだけで、直しの往復がそのぶん減ります。

原稿が上がってから確認する人の予定を押さえようとすると、たいてい間に合いません。工程表を作る段階で、誰がいつ確認するかを先に入れてください。校正待ちは御社側の期間です。ここを見込まずに詰めると、印刷に皺寄せがいきます。

• 三人で一週間確認する人が少ないほど早く終わります。役員の確認が要るなら、その週の予定を先に押さえておいてください。校正待ちは御社側の期間です。
• 五人で二週間人数が増えるほど時間はかかります。人数を増やすよりも、見る観点を分けたほうが結局は早く終わります。誰が何を見るかを先に配ります。

他社の文章や図版は、出典を書けば自由に使えるわけではありません。まず自分の文章が主であること、なぜその資料を引く必要があるのかを説明できることを確かめます。必要な範囲だけに絞り、条件に収まらなければ許諾を取る相談へ切り替えます。

• 自分の文章が主であること引用が主になっている誌面は、引用として認められません。まず自分たちの文章があり、それを支える形で置きます。分量の比でも見られます。
• 引く必然性があることなぜその資料でなければならないのかを説明できることが要ります。飾りとして置いた引用は必然性を欠きます。代わりが利くなら外します。

• 必要最小限であること全文ではなく、必要な範囲だけを引きます。社史どうしの引用は意外と揉めるので、先方に確認してください。図版の流用も同じ扱いです。
• 許諾なら使える引用の条件に収まらないときでも、許諾を取れば使えることは多くあります。諦める前に発行元へ問い合わせてください。返事に時間がかかるので、使うと決めた時点で動きます。

依頼する範囲は、資料整理、年表、原稿のように工程ごとに区切って決められます。全部を一括で頼む方法だけでなく、資料整理と年表を外へ出し、原稿を社内で書く分け方もあります。最初から一つに決め切らず、社内で重い工程を見てから範囲を選んでください。

• 全部まとめて頼む資料整理から原稿、デザイン、印刷までを一括で引き受ける形です。社内の負担はいちばん軽くなりますが、そのぶん費用は上がります。
• よくある分け方資料整理と年表づくりを外に出し、原稿は社内で書く形です。社内の言葉で残したい会社に向きます。編集側は構成と分量の設計、素材の準備、校正を引き受けます。

• 原稿だけの依頼書き手が社内にいない場合は、取材と執筆だけを引き受けます。資料の整理と社内の確認は、会社の側で進めていただく形になります。
• あとから広げられる資料整理をしてみたら思ったより量が多かった、という相談はよくあります。区切ってあれば、範囲を広げる判断をその時点でできます。

年史は棚に立てて置かれ、開かれるのは何年かに一度です。つまり背が本体の顔になります。背の幅は頁数と紙の厚さで決まるので、束見本の段階で実物を確かめられます。長い書名は入りきらず、小さくすると棚から読めません。社名と年数だけを大きく置くほうが、探す人には届きます。

同じ本のなかで縦と横を混ぜることはできますが、綴じる向きが変わるので、資料編だけ後ろから開く作りにすることがあります。どちらを主にするかを先に決めてください。あとから変えると、組み直しに近い手間がかかります。

• 縦組み回想や社史の本文に向きます。日本語の読みの流れに沿うので、長い文章でも疲れにくく、漢数字との相性もよくなります。縦書きの資料も引きやすくなります。
• 横組み年表、数表、英字や単位の多い資料編に向きます。算用数字とアルファベットがそのまま入るので、照合する読み方に強くなります。

本の形は、判型と厚みを先に仮置きすると決めやすくなります。縦横の寸法で写真の見せ方が決まり、厚みで頁数と紙の選び方が決まります。製本と部数まで置いておけば、配る相手と持ち帰りやすさに合わせて、素材の量と締切を逆算できます。

• 判型縦横の寸法です。棚に並べたときの見え方と、写真をどこまで大きく見せられるかが、ここで決まります。先に決めるほど素材集めが楽になります。
• 厚み頁数と紙の選び方で決まります。持ち帰れる重さに収めるか、資料性を取って厚くするか。配り方のほうから決めていくと迷いません。
• 製本と部数上製か並製か、配る相手をどれだけ数えるかで、費用も保管も変わります。長く残すか配りやすさを取るかを決め、予備を含めた部数を置きます。

資料のデジタル化には時間と費用がかかっています。失うと、集め直すところからやり直しになります。世の中で使われている目安は3つ・2種類・1か所は別、という数え方です。難しい仕組みは要りません。

• 3つ持つ元のデータと、控えを2つ。1つが壊れても、もう1つが残ります。同じ場所に3つ置いても数には入りますが、意味は薄くなります。
• 2種類に置く社内のパソコンと外付けの機器、あるいは共有ドライブ。置き方の種類を分けておくと、片方の仕組みごと駄目になったときに助かります。
• 1つは別の場所へ建物の外に1つ置きます。共有ドライブで足ります。火事や水害のような、その場所ごと失われる事態に効くのは、この1つだけです。

本文より長く効くのは、たいてい年表のほうです。次の周年で土台になり、Webの会社沿革の元になり、採用資料にも使われます。だから本の付録として作るのではなく、独立して使える形で残しておいてください。

• 更新する人を決める作って終わりにせず、誰がいつ足すかまで決めておきます。持ち主のいない年表は、次の周年までに古くなって使われなくなります。
• 表計算ファイル1つでいい凝った仕組みにするほど、更新されなくなっていきます。次の人が開いてすぐ足せる形にしておくのが、結局いちばん長持ちします。
• 本の付録にしない本の中だけに閉じ込めると、本を開かないと引けなくなります。独立したファイルで持っておくと、Webにも採用資料にも転用がききます。

国立国会図書館の納本制度は、非売品の社史や記念誌も対象にしています。目安はおおむね100部以上を作って頒布するもので、発行の日から30日以内に納めることになっています。期限を過ぎても納められます。

• 1部でよい基本は1部です。2部納めると、東京本館のほかに関西館にも所蔵されるので、被災などで片方が失われても残ります。送料は自社の負担です。
• ISBNは必須ではない書店で売らない社史なら、ISBNを取らなくても納本できます。非売品には書籍JANコードを表示できない決まりもあるので、流通の予定から決めてください。
• 奥付を整えておく発行日、発行者、印刷所が書かれていないと、目録に載るときの情報が欠けます。奥付は納本のための書類でもあると考えて作ってください。

昔の社内報が茶色く変色して、めくると崩れることがあります。紙に含まれる成分が、時間をかけて紙自身を傷めるためです。次の周年で開くことが前提なら、刷る紙と置き場所を最初に決めておいてください。

• 中性紙変色や劣化が起きにくい紙です。長く残す前提の本はこちらで刷ります。費用の差は小さく、保存用だけ紙を変えるという選び方もできます。
• 置き場所直射日光と湿気が、紙をいちばん早く傷めます。書庫の中でも、窓際と奥では持ちが違います。封を切らない保存用は奥へ置いてください。

電子で残すとき、PDFとWebのどちらにするかで、その後の使われ方が変わります。刷ったときの誌面をそのまま保ちたいならPDFです。あとから探して引き、一部を別の用途へ回したいならWebのほうが向きます。両方作っておくのがいちばん確実です。

• PDFは姿を保つ頁の割り付けも書体も、刷ったままの見た目で残ります。印刷用のデータとしても使えるので、増刷や復刻のときはこちらが要ります。
• Webは構造を保つ見出しや表が構造として残るので、検索でも引け、一部だけを採用資料や沿革へ回せます。読み上げにも対応でき、機械にも読ませやすい形です。
• 残す先も決めるどちらの形式でも、置き場所と管理する部署を決めなければ行方不明になります。形式の選択と保管の取り決めは、同じ時に決めてください。

小冊子、展示、記念サイト、採用・研修の教材。集めた素材は、本以外にも使えます。完成後に「あれを使いたい」と言われてから探すと、また時間がかかります。使い道の見当がついているなら、制作中に言ってください。

• 展示に使う式典でパネルにするなら、高解像度のデータを分けておきます。あとから作り直すより、ずっと安く済みます。撮り直しの手間が消えます。
• 採用や研修に使う若手が読める分量の抜粋を作ります。本編とは別に、短い版を先に想定しておくと組み方が変わります。配る相手も数え直しておきます。
• 先に言ってもらう完成前に使い道が分かれば、写真の解像度も権利の取り方も最初から合わせられます。あとから広げるより安いです。言うのは早いほど得です。

公開範囲と持ち出しの扱いを、部署をまたいで決めておいてください。営業が取引先に配っていいのか、採用で使えるのか、Webに載せていいのか。決まっていないと、そのつど担当者に問い合わせが来ます。

• 許諾の記録と一緒に置く写真の許諾範囲によって使える先が変わります。ルールと許諾の記録は同じ場所に置いておくのが確実です。許諾を超える使い方は止めます。
• 一枚にまとめて配る問い合わせが来る前に、関係部署へ配っておくのがいちばん早い方法です。読まれる長さに収めてください。一枚を超えると読まれません。
• 迷ったときの連絡先その一枚に書いておくと、判断に迷った人が自分で確かめられるので、問い合わせがぐっと減ります。担当が変わっても回っていきます。

紙とデータ、それぞれの所在を明記してください。完成した本が何冊どこにあるのか、使った写真の原本とスキャンしたデータがどこにあるのか。刷り上がった直後は誰でも分かっていますが、三年もすると曖昧になります。保存用は封を切らずに残し、データは社内と外部の二か所に分けて置きます。書き残すのは、いまなら十分もかからない作業です。

社史づくりでいちばん多い相談が「前回の資料がどこにもない」です。集めて整理したものが、担当者の異動でそのまま行方不明になる。完成した時点で引き継ぎ先を決めておけば、10年後の担当者は探し直しから始めずに済みます。決めることは3つだけです。

• 管理は部署に置く人ではなく部署に紐づけます。担当者が異動しても資料の持ち主が空席になりません。総務や広報など、10年後にも残っている単位で決めます。
• 台帳と一緒に渡す現物だけ渡しても、何がどこにあるかは分かりません。資料の一覧と保管場所を書いた台帳を添え、現物と台帳を同じ場所に置きます。
• 引き継ぎ資料は厚くしない置き場所と連絡先と決めたルールの3つで足ります。厚いものは読まれないので、A4で1枚か2枚に収め、細かい情報は台帳側へ回します。